KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI VE İMHASI POLİTİKASI

1) 6669 Saylı Kişisel Verilerin Korunması kanununa uygun şekilde, kişisel veriler kategorize edilerek otomatik veya manuel olarak kaydedilmektedir. Firma çalışanlarına ait kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler; iş ilişkisinin ispatlanması, ücret ve ücrete ilişkin bilgilerin kayıt altına alınması, Sosyal Güvenlik Kurumu, Maliye, İŞ-KUR Ve diğer kurumlara yasal bildirimlerin yapılabilmesi, kanuni sorumlulukların yerine getirilmesi, olası dava konularında İspat oluşturabilmesi adına yasal süreleri içinde saklanmaktadır. Log kaydı gibi dijital veriler yedeklenmekte, verilerin tutulduğu dijital ortamlar güçlü parolalarla korunmaktadır. Fiziksel ortamlarda saklanan verilere ise ilgili kişi dışında herhangi bir kişinin ulaşması söz konusu değildir.

2) Destek hizmetleri firmaları ve ürün/hizmet satın alınan firmalarla akdedilen sözleşmeler kapsamında temin edilen kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler; destek hizmetleri firmaları ve tedarikçilerle imzalanan sözleşmelerin ifası ve yükümlülüklerinin yerine getirilmesi amacıyla işlenmektedir.

3) Muhasebe kayıtlarına ait veriler, maaş ödemeleri için gerekli kimlik bilgileri ve İBAN bilgileri değişiklik veya işten ayrılma tarihinden, icra belgeleri personelin işten ayrılmasından itibaren en az 10 yıl süreyle saklanmaktadır.

4) Kamera Kayıtları, sadece belirli kullanıcıların erişebileceği şekilde üç ay süreyle saklanmaktadır. Üç ayın sonunda sistem otomatik olarak mevcut en eski kaydı silerek yeni kaydı saklamaktadır.

5) Çalışan Özlük dosyaları, çalışanın işten ayrılmasından itibaren 10 yıl, özel nitelikli kişisel veriler (Adli Sicil Kaydı, Sağlık Raporu) 15 yıl süreyle saklanmaktadır. Özel nitelikli kişisel veriler amacına uygun olarak kaydedilir. Olası dava süreçlerinde mahkemenin özlük dosyası talebi varsa, özlük dosyasının talep edilen belgelerine ait nüshalar ibraz edilir. Personelden alınan yıllık ya da ücretsiz izin gibi formlar özlük dosyalarında saklanır.

VERİ İMHA POLİTİKASI

1) Veri sahibinin veriye ait bir imha talebi varsa veya verinin saklanma amacı ortadan kalkmışsa kanuni sürelere uygunluğuna bakılır. Kanuni bir süre bulunmuyorsa, kurul ortak kararıyla imha edilip edilmeyeceğine karar verilir. Veri bir iş ortaklığı nedeniyle saklanıyorsa, yapılan sözleşmedeki usul ve maddeler esas alınır. Dijital ya da dijital olmayan veri imha edildiğinde, herhangi bir kullanıcı ya da kişi veriye ulaşamayacak şekilde silinir.

2) İşten ayrılan veya görev değişikliği yapılan personelin mevcut tüm yetkileri erişemeyeceği şekilde kaldırılır.

3) Firmamızda çalışan tüm kadrolara ayrım yapılmaksızın gizlilik sözleşmesi imzalatılır. Oryantasyon süreci başta olmak üzere belirli periyodlarla kişisel verilerin korunmasına dair ve bilgi güvenliği farkındalık eğitimleri düzenlenir.

4) Hangi verimin imha edildiği veri sorumlusunca kayıt altına alını ve ilgili kayıt üç yıl boyunca saklanır.